Tudo o que a recepção precisa para operar o dia a dia: conversas, grupos, clientes, lembretes, métricas, atendentes e pesquisas de satisfação. Tela por tela, com o que fazer em cada uma e o que nunca deixar passar.
8 telas documentadasLeitura de 10 minUso diário na recepção
A assistente virtual não substitui a equipe: ela é uma assistente de triagem que absorve o volume de mensagens do WhatsApp e libera a recepção para o atendimento presencial. O Dashboard é onde a equipe acompanha esse trabalho, assume conversas quando necessário e organiza o que precisa de gente.
1
A IA atende
O tutor manda mensagem no WhatsApp e a assistente responde, tria e agenda lendo os espaços livres da Google Agenda.
2
A equipe assume
Quando o caso exige gente, você pausa o bot, atribui a conversa a um atendente e marca as pendências do atendimento.
3
O sistema fecha o ciclo
Lembretes de véspera, confirmações e pesquisa de satisfação saem sozinhos e voltam como indicadores nas Métricas.
Resumo executivo
Pausar a IA passa a conversa para a equipe, ativar devolve para a assistente.
Tag descreve o cliente, pendência é tarefa com prazo, e as duas viram filtro na lista.
Telefone em formato internacional, sem traços, é o que garante o lembrete entregue.
Conversa organizada no Dashboard alimenta lembretes, confirmações e a pesquisa de satisfação.
01
Início
A tela de abertura mostra o tamanho da operação e os atalhos do dia. É a primeira parada da manhã: se algum número estiver fora do normal, você descobre aqui antes de abrir as conversas.
Início · quatro indicadores, ações rápidas e a lista de clientes recentes.
Total de clientes e Total de pets
Base cadastrada no CRM. Cresce sozinha conforme a IA identifica novos tutores e pets nas conversas.
Novos clientes (mês)
Quantos tutores entraram no mês corrente. Bom termômetro do resultado das campanhas.
Bots pausados
Conversas em atendimento humano. É o número mais importante da tela: cada uma delas depende de alguém da equipe responder.
Ações rápidas
Atalhos para conversas sem resposta, métricas, novo cliente, conexão do WhatsApp, lembretes e pesquisas.
Atenção
Um número alto em “Bots pausados” quase sempre significa conversa esquecida: alguém pausou a IA para responder e não reativou. Ao terminar o atendimento, volte na conversa e clique em “Ativar”.
02
Conversas
É a tela onde a recepção passa o dia. Três colunas: a lista de conversas à esquerda, o histórico de mensagens no centro e a ficha completa do cliente à direita.
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Conversas · o mapa completo da tela.
1Menu lateral. O botão no topo recolhe o menu e deixa só os ícones, o que ajuda em telas menores para ganhar espaço nas três colunas.
2Contador, filtros, busca e atualizar. O número ao lado de “Conversas” é quantas conversas o filtro atual está mostrando. O badge sobre o ícone de filtro indica quantos filtros estão ativos.
3Abas Clínica e Estética. Separam as conversas por área. O número entre parênteses é o total de cada fila.
4Cartão da conversa. Nome, telefone, prévia da última mensagem, nome do pet e tags. Abaixo ficam os botões Pausar, Ativar, marcar como Estética e excluir. O alfinete fixa a conversa no topo da lista.
5Cabeçalho da conversa. Status (Aberta ou Encerrada), acesso à agenda, “Atribuir” para passar o atendimento a alguém da equipe, e as ações de buscar e exportar o histórico.
6Ficha do cliente. E-mail, CPF/CNPJ, observações e as abas Informações, Pet e Pendências. É aqui que ficam as tags e o cadastro que a IA usa nas respostas.
7Caixa de mensagem. Escolha o departamento no seletor à esquerda, anexe arquivo ou áudio e envie. O botão ao lado do enviar transfere a conversa.
Pausar e ativar a IA
Esse é o controle mais usado da recepção. Enquanto o bot está pausado, todas as mensagens do tutor ficam esperando uma resposta humana.
Pausar
Use quando o caso precisa de gente: reclamação, dúvida clínica, negociação de valor, tutor confuso. A IA para de responder imediatamente naquela conversa.
Ativar
Devolve a conversa para a assistente. Faça isso assim que o assunto humano terminar, senão o tutor fica sem resposta na próxima mensagem.
Filtros da lista
Menu recolhido e o filtro VIP ativo, mais espaço para as três colunas.
Pausados
Mostra só as conversas em atendimento humano. É a fila de trabalho da recepção.
Pendências
Conversas com tarefa aberta: laudo, receita, retorno de agendamento.
Status
Abertas ou encerradas. Encerre o que já foi resolvido para a lista não crescer sem controle.
Tag
Filtra por marcador do cliente: Banho e Tosa, Ultrassom, e o que a clínica cadastrar.
VIP
Isola os clientes marcados como prioritários. Bom para começar o dia pelos casos que não podem esperar.
Tags e a marcação de Estética
O ícone de brilho no cartão move a conversa para a fila de Estética.
As tags ficam na aba Informações da ficha e aparecem no cartão da conversa. Use-as para preparar quem vai atender: “VIP”, “Pet agressivo”, “Aguardando confirmação”, “Banho e Tosa”, “Ultrassom”. Uma tag bem colocada evita que o próximo atendente precise ler a conversa inteira.
Pendências: a passagem de plantão
Aba Pendências · escolha da lista cadastrada ou digite uma nova.
1Abra a ficha do cliente e vá na aba Pendências.
2Clique em Adicionar e escolha um item da lista cadastrada: Agendamento, Agendamento cons. especialista, USG cervical, USG abdominal, Petlove, Antipulgas e carrapatos, Banho e tosa, Cancelamento / Reagendamento.
3Se o caso não estiver na lista, digite a pendência no campo de busca para criá-la na hora.
4Para padronizar os itens que a equipe inteira usa, entre em Gerenciar lista de pendências.
Boa prática
Toda conversa que sair do seu turno sem resolução merece uma pendência. O atendente do próximo turno filtra por “Pendências” e sabe exatamente o que fazer, sem precisar perguntar.
03
Grupos
Os grupos de WhatsApp da clínica (internação, comunicados, equipe clínica, plantão) ficam centralizados aqui, com o mesmo histórico e as mesmas ações de uma conversa individual.
Grupos · lista à esquerda, mensagens no centro e os participantes à direita.
Participantes e papéis
O painel direito lista quem está no grupo e marca Dono e Admin. Use “Atualizar dados” quando alguém entrar ou sair.
Atribuir e encerrar
Grupos também podem ser atribuídos a um atendente e ter o status alterado, igual às conversas individuais.
Fixar os essenciais
O alfinete deixa os grupos de internação e plantão sempre no topo, sem precisar rolar a lista.
04
Clientes
O CRM da clínica. Cada linha é um tutor com seus pets, tags, pendências e a data do último contato. É a base que a assistente virtual consulta para personalizar as respostas.
Clientes · seis filtros acima da tabela e as ações de editar, abrir conversa e excluir em cada linha.
Filtros combinados
Status, posse de pet, porte, raça, pendências e tag funcionam juntos. Exemplo: todos os tutores de porte grande com pendência aberta.
Novo cliente
Para cadastros feitos no balcão. Preencha o telefone no formato internacional, sem traços nem espaços.
Tags e Pendências
Os botões no topo abrem a gestão das listas usadas em toda a operação, cadastre uma vez, use em qualquer conversa.
Abrir conversa
O ícone de balão leva direto ao histórico do tutor no WhatsApp, sem precisar buscar em Conversas.
Atenção
Cadastro incompleto quebra a automação. Sem telefone no formato certo não há lembrete nem pesquisa de satisfação, e sem nome do pet a IA responde de forma genérica.
05
Lembretes
Todo dia, no horário configurado, o sistema lê a agenda do dia seguinte e dispara a confirmação pelo WhatsApp. É o que derruba o índice de faltas sem custar tempo da recepção.
Lembretes · indicadores do disparo, o fluxo em três etapas e a regra ativa.
Etapa 1
Consulta a regra
O sistema lê as configurações ativas e o horário de envio.
Etapa 2
Filtra a agenda
Seleciona somente os tutores com serviço marcado para amanhã.
Etapa 3
Envia e registra
Dispara a mensagem e salva o resultado, sem duplicidade.
A mensagem e suas variáveis
O texto do lembrete é editável. As partes entre chaves duplas são preenchidas automaticamente com os dados da agenda e do cadastro, não apague nem renomeie.
Olá, {{nome_tutor}}! Passando para lembrar que {{nome_pet}} tem {{servico}} agendado para amanhã, {{data}}, às {{horario}}.
nome_tutor
Nome do responsável cadastrado em Clientes.
nome_pet
Pet vinculado ao agendamento.
servico
Vem do título do evento na Google Agenda.
data e horario
Data e hora exatas do evento. Por isso a duração precisa estar correta.
Falhas hoje
Qualquer número acima de zero merece uma olhada no histórico de envios. A causa mais comum é telefone fora do formato.
Horário do disparo
Configurável na regra, no fuso de Brasília. O padrão é no fim da tarde, para o tutor ainda conseguir remarcar no mesmo dia.
Quer ver o Dashboard funcionando na sua clínica?
Agende uma demonstração e veja a IA atendendo, agendando e confirmando consultas em tempo real.
Três abas (Clientes, Chats & Bot e Atendimentos) sobre o período escolhido: 7 dias, 30 dias, 90 dias ou 12 meses. É a tela da reunião semanal.
Chats & Bot · volume de mensagens por hora e por dia da semana.
Total de conversas
Sessões únicas no período. Não é o número de mensagens.
Ativas hoje
Conversas que receberam mensagem no dia de hoje.
Sem resposta (+1h)
Clientes esperando há mais de uma hora. Meta: manter perto de zero no horário comercial.
Ociosos (+24h)
Sem resposta há mais de um dia. Cada um desses é um atendimento perdido, então revise diariamente.
O gráfico de volume por hora mostra onde está o pico de demanda e é o argumento objetivo para dimensionar a escala da recepção. O de dia da semana destaca os fins de semana em laranja: se o sábado concentra o movimento, a IA está segurando o que a equipe não cobriria.
Atendimentos · abertos e encerrados pela equipe, além do tempo médio.
Abertos acima de encerrados
A linha verde muito acima da laranja significa atendimento que entra e não fecha. Cobre o encerramento com a equipe.
Tempo médio de atendimento
Da abertura ao encerramento. Um número alto costuma indicar conversa esquecida em aberto, não conversa difícil.
Passe o mouse sobre a linha para ver abertos e encerrados de cada dia.
07
Atendentes
Gestão da equipe: quem está disponível, quantos atendimentos cada um carrega, o que está em andamento e o histórico de transferências.
Atendentes e departamentos · indicadores no topo e status da equipe abaixo.
Status da equipe
Disponível ou indisponível, há quanto tempo e quantos atendimentos acumulados. O ícone de relógio abre o histórico daquela pessoa.
Departamentos
Clínica, Estética e as demais que a clínica configurar. O departamento define em qual aba de Conversas a fila aparece.
Atendimentos em andamento · transferir ou encerrar direto da lista.
Use a coluna “Início” como alerta: atendimento aberto há vários dias raramente ainda é atendimento. Encerre o que já foi resolvido, pois isso limpa a fila e corrige o tempo médio nas Métricas.
Transferências recentes · origem, destino, motivo e horário.
Atenção
O motivo da transferência fica registrado e visível para toda a equipe, e pode ser auditado. Escreva o contexto clínico ou comercial que ajuda quem vai receber, e nunca opinião sobre o cliente.
08
Pesquisas de satisfação
Depois do atendimento finalizado, o tutor recebe uma pesquisa curta pelo WhatsApp. As respostas viram nota média por profissional e por serviço.
Pesquisas · controle de envios, resultados e integração com o Google Forms.
Tutores controlados
Quem já entrou na campanha. O mesmo telefone não entra duas vezes na mesma campanha.
Enviado
Pesquisas disparadas e aguardando resposta.
Cadastrado
Quantos responderam, com o percentual de conversão.
Nota média
Média das avaliações recebidas na campanha.
1Crie a campanha em Nova campanha ou importe a lista de tutores.
2Acompanhe os disparos na aba Controle de envios.
3Leia as notas em Resultados e exporte para Excel quando precisar levar à diretoria.
4Avaliação 1 ou 2 pede retorno ativo: abra uma pendência para o tutor e ligue.
09
Rotina diária da recepção
Ao abrir
Conferir “Bots pausados” no Início.
Filtrar Conversas por Pausados e responder a fila.
Ver as pendências deixadas pelo turno anterior.
Checar falhas de lembrete do dia anterior.
Durante o dia
Reativar a IA sempre que terminar um atendimento humano.
Marcar tags e pendências na hora, não no fim do turno.
Manter a Google Agenda com status e duração corretos.
Encerrar as conversas resolvidas.
Ao fechar
Zerar “Sem resposta (+1h)” nas Métricas.
Registrar pendência em tudo que fica para amanhã.
Conferir a agenda do dia seguinte antes do disparo dos lembretes.
Responder as avaliações com nota 1 ou 2.
10
Glossário
Sessão
Uma conversa contada uma única vez no período, mesmo com dezenas de mensagens.
Bot pausado
A IA está desligada naquela conversa e alguém da equipe precisa responder.
Atendimento
Conversa atribuída a uma pessoa. Tem início, atendente, departamento e encerramento.
Pendência
Tarefa registrada no cliente (laudo, receita, retorno), visível para toda a equipe.
Tag
Marcador de perfil ou comportamento do cliente, que também funciona como filtro.
Departamento
Área que recebe a conversa: Clínica, Estética e as demais que forem configuradas.
Ocioso
Conversa sem resposta há mais de 24 horas.
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Perguntas frequentes
1. Pausei a IA e esqueci de reativar. O que acontece?
A conversa fica esperando resposta humana indefinidamente e entra em “Ociosos (+24h)” nas Métricas. Confira o indicador “Bots pausados” na tela de Início todos os dias.
2. Por que o telefone precisa ser sem traços?
O sistema identifica o número em formato internacional, sem traços ou espaços. Com formatação, o lembrete e a pesquisa de satisfação não são entregues.
3. A que horas os lembretes são disparados?
No horário definido na regra ativa, no fuso de Brasília, visível no indicador “Próximo disparo”. O sistema lê os agendamentos do dia seguinte e envia a confirmação pelo WhatsApp.
4. Qual a diferença entre tag e pendência?
Tag descreve o cliente de forma permanente (VIP, Banho e Tosa, Pet agressivo). Pendência é uma tarefa com prazo, que deve sair da lista quando resolvida.
5. E se o tutor cancelar durante a noite?
A IA registra o cancelamento e pode notificar o profissional, evitando deslocamento desnecessário. A recepção confirma o reagendamento ou a retirada da agenda pela manhã.
6. O que fazer com uma nota 1 ou 2 na pesquisa?
Abra uma pendência para o tutor e faça o retorno ativo no mesmo dia. Recuperar a experiência antes que vire reclamação pública é parte da rotina.
Um Dashboard organizado é a base de um hospital eficiente
O Dashboard devolve à recepção o bem mais precioso: energia. A tecnologia absorve o repetitivo para que o atendimento humano se concentre onde a IA não alcança: na triagem afetiva, na segurança clínica e no suporte ao tutor.
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